——专访北京赫博国际会议选址公司中国区总经理 郑志成
随着国内会议市场的迅速发展，会议数量不断增长，会议硬件齐全的酒店也纷纷投入竞争。面对众多酒店作为会议场地选择，如何挑选最适合的酒店，也就成了会议组织者的一项永恒的课题。对此，北京赫博国际会议选址公司（以下简称赫博选址公司）中国区总经理郑志成（Ron Baas）为会议组织者提出了专业建议。
选址前提：预算与需求
“预算永远是会议组织者需要最先明确的，它是会议选址的最优先前提。”郑志成表示，预算决定了会议活动的接待档次，不同的预算会让酒店的选择千差万别。一个会议组织者新手的经典错误就是，在没有拿到客户或者上级明确的预算数目时，自作主张估计预算进行选址和询价，而当预算被确定时如果与估计的相差甚远，之前的工作就前功尽弃。
会议需求是另一项需要优先明确的选址前提。例如，如果组织超过八百人的大型宴会，会议组织者与酒店方接洽的第一个问题不是价格而应该是对方最大宴会厅的面积。其它如会议场地层高、会议准备区面积、VIP 休息室、餐饮水准、会议设备、客房面积等需求，会议组织者都应该在进行会议选址前尽可能明确，并且越细节越好。与一家不符合需求的酒店讨价还价显然是毫无意义的。
性价比！而非价格
价格往往是会议选址的决定因素，但这并不意味着会议组织者从一开始就应该只着眼于价格。成熟的会议组织者对于会议场地的评价应该基于“性价比”，而非单纯的“价格”。会议组织者必须考虑到场地对会议档次甚至会议目的的影响、与会者的体验等方面。因此在符合预算的前提下，赫博选址公司更倾向于向客户推荐性价比高而非价格低的酒店作为会议场地。
不妨尝试新的选择
中国人喜欢把会议地点选在离名胜景点近的地方，比如景区酒店和温泉酒店就颇受国内企业会议的青睐。这样的场地安排，便于会议活动空闲时会议代表可以方便地休闲放松。欧美企业则更习惯选择城市中心的酒店作为会议场地。在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。郑志成的建议是，组织者大可以在保证会议顺利进行的前提下尝试一下新类型的酒店，尤其是那些每年在同一个城市举行会议的企业，换个场地可以保持与会者的新鲜感，从而提升对整个会议的关注度。
细节考验服务水准
酒店的硬性指标一看即明，而软性的服务水准却很难在使用前做出评估。郑志成认为，酒店服务团队对于自身产品的熟悉程度可以反映出其服务水平。在考察酒店服务水平时，不妨问会议服务团队一些细节问题，如：酒店有多少间双床房？会议签到区要增加两个签到台，哪里能找到相同尺寸的桌子？今天的例汤是什么？针对犹太教客人的菜单都有哪些主菜选择？另外，会议服务团队的灵活性、创新能力也是确保会议顺利进行的重点。