MCI：虚拟会议能有效降低商旅成本 使沟通更顺畅
MCI中国区副总经理Michele Sanvictores
随着公司和协会发展的全球化，虚拟会议变得越来越重要。跨国公司正在世界各地建立分公司，他们需要一种既能保证面对面的交谈又能免除巨额商业旅行费用的交流方式。协会也变得更加全球化，他们通过自己在各国的代表来传递他们的协会宗旨，同样，他们也依靠邻国和相似文化背景的协会来帮助他们在本国的发展和稳固。
电话，邮件和传真的并不总是最好的交流方式，面对面的交流才是理想的，人们能从对方的形体语言，面部表情和语气语调中了解隐含的信息。但是差旅经费经常增加，特别是在某些时候，如油价上涨的时候，公司和协会如何在避免大额旅行费用支出的同时又能保持良好的沟通呢？ 虚拟会议就给出了很好的解决方法。当今的技术能让人们无论身在何地都能利用用网络开会，能看到对方的脸，共享文档，应用程序，甚至更多的东西。商业旅行成本的降低和网上交谈的舒适畅通是虚拟会议现在越来越流行的两大原因。
虚拟会议不能完全替代传统会议
某种程度上来说虚拟会议可以代替传统的面对面的会议方式，比如说，现在很多公司的高层管理人员不在总部上班。以前的大家都要不断的飞到总部去开会，现在对于某些探讨，利用虚拟会议就行了。关键是这种会议方式并不适用于所有情况， 如集体活动时大家会想聚到一起以达到共同学习和共同交流的目的。面对面的交谈比起用电脑，学习的经历会更加丰富。另外，奖励旅行和会议仍然是绩效提高的主要方式。协会要依靠年会的方式将会员聚集一地来分享专业内的最新进展，所以面对面的会议还是要继续存在的。
虚拟会议适合的会议类型：
●异地一对一的会议
●同步谈话工具，如MSN or QQ
●社会媒体联络，网上论坛形式的讨论
●全球电话会议（世界各地的人每月一次的沟通）
HRG：虚拟会议不会替代传统会议成为主流
HRG中国区总经理 Harald Weber-Liel
虚拟会议是发达的信息技术的产物，虽然还存在一些缺陷，但具备便捷快速和成本较低的优点，有助于降低公司内部不同地区间的差旅成本。
在2008 年年末，虚拟会议随着金融危机的愈演愈烈而开始流行，但它始终不能替代传统的面对面会议的地位。作为一种会议形式而言，虚拟会议目前还不可能取代真实会议的地位，因为大多数客户还是喜欢面对面地开会来解决问题。尤其是在亚洲地区，人们倾向于依靠真实会议来建立彼此的诚信和承诺。加之技术方面的考虑，虚拟会议只适合小范围内的人员谈论非重量级的论题。
未来虚拟会议会进一步发展，但不会成为主流。它会对差旅管理和会议行业产生一定影响，但另一个角度说，反而会促进市场的发展。因为虚拟会议也需要场地、设备等，这些也需要专业公司的介入，而且这些成本也并不低。
虚拟会议优点：
●便捷快速，节省时间。在时间紧迫或者议题不太重要的时候，虚拟会议可以更快更简单地解决问题。
●降低出行的风险和成本。尤其在突发的灾害性天气情况下（如之前的冰岛火山爆发），虚拟会议也能成为很好的应急措施。
虚拟会议的缺点：
●会议质量得不到保证，无论是在时间、视觉上都存在技术缺陷。如声像不同步、机器问题造成时间上的等待等。
●只适应于小范围内。越是多方会议，技术难度越高，而面对面会议没有这个障碍。
●情感表达缺失。相比虚拟会议，面对面会议可以通过更多身体语言的表达进行交流。
●虚拟会议所需要的电脑、视频监测器等设备的也需要相当高的成本投入。
多元会议模式相互融合 有助降低会议成本
大有平控（北京）咨询有限公司 运营官 胡光宇
虚拟会议概念提出已经近10 年，是未来企业力争科技、低碳、绿色的体现，尽管技术方面尚不成熟，对于一些企业来说也还是陌生的，但相信未来的2、3 年我们会看到更多的虚拟会议用户，近日万豪国际集团日前宣布推出一项名为“GoThere虚拟会议”的服务，由此标志着虚拟会议将成为现代企业会议服务新模式之一。
虚拟会议使会议服务市场细分更加明晰，是多元会议模式相互融合的表现，对于商旅、会议公司而言也是威胁和机会并存，当市场有了新的趋势发展，如能及时合理应对，并制定行之有效的策略，那样就可以创造出等多的商业机会，大有平控（北京）咨询有限公司现已成立独立研究小组，对虚拟会议市场需求进行调研、评估、分析，掌握最新虚拟会议发展趋势，关注像美国微软研究院、德国国家信息技术研究中心（GMD）、MIT 电子研究实验室（MERL）等最近研究成果，为今后提供给客户完善的、个性化的、有效的虚拟会议解决方案奠定基础。
虚拟会议 控制会议成本一大利器
雷格斯中国北京、成都、大连、广州、深圳区域总监 张鹏
由于金融危机对世界经济造成的冲击，全球企业纷纷加大对差旅成本的控制，作为控制会议成本的一大利器，虚拟会议开始走进会议策划者的视野。从1998 年就开始提供专业“虚拟会议服务”的雷格斯集团，不仅是十几年来虚拟会议市场发展过程的参与者和见证者，也引导并推动着这一市场的壮大与进步。
“在雷格斯全球的客户中，虚拟会议的使用率大约每年都是以20%-22% 的速度在增加，而比数字更重要的是这一服务正逐渐开始成为流行的趋势。”雷格斯中国北京、成都、大连、广州、深圳区域总监 张鹏介绍说，“我们的客户之一 - 全球知名咨询公司Gartner 就有过专业测算，全球在虚拟视频会议这一项上的收入在五六年间将从38 亿美金预计上涨至86 亿美金。所以说，虚拟会议已经成为一个非常大的市场。”
传统会议与虚拟会议成本比较
如今，企业差旅成本似乎变成了越来越敏感的话题，在中国，许多跨国或跨省的企业都纷纷加大虚拟会议使用率以对抗差旅成本的紧缩，对此，张鹏表示，“在我们的中国客户中，虚拟会议设备天天都会被使用，从律师事务所到财务公司，从媒体到PR 公司，使用企业遍及各行各业并都有相当的规模。”
很多大型企业的总公司可能设在北京、上海或者广东，而它们的市场部、销售部、技术服务部等部门可能设在其他城市。当企业有会议需求时，各分部门代表到总部的差旅费用以及会议成本就和虚拟会议成本形成了一个很明显的比较。”
“ 根据雷格斯的测算，企业客户一次虚拟会议使用时间平均为一个半小时，双方平均4-8 人，虚拟会议费用是根据接入方式的不同而定，即选择宽带的接入或者是ISDN的拨入，即便选择成本最高的连接方式，一个小时的成本平均是500-1000 元。加上加时或者是其他额外费用，整体算下来平均是1000-1500/ 小时。无论如何也低于出差一次的费用。”张鹏表示，“而传统的会议模式，不仅要付出差旅的时间成本和金钱成本，还要计算路途中转所造成的效率损失，并且传统差旅形式也不符合当今低碳环保的理念。相比之下，虚拟会议可以节约成本、节约时间、提高效率。”
虚拟会议进入高端技术时代
两年前的经济危机使得雷格斯根据客户需求的增加，做出了推广虚拟会议的决定。" 雷格斯从1998 年就已开始提供视频会议服务，随着2010 年1 月雷格斯发布全球最大的公共接入视频通信网络，迄今为止，雷格斯已在全球范围内布置了2500 套最先进的的虚拟视频设备，其服务中心遍及115个国家的1110 个城市或地区。”张鹏介绍到。
这只是第一步。“第二步雷格斯还希望引进更高端的技术——网真。这个设备可以实现真人大小的视频会议”，张鹏介绍到，“比如说你坐在桌子旁，对面有三个屏幕，有四方可以做虚拟的视频服务，就好像和四个人在一个房间里面开会一模一样。四个人可以同时观看需要分享的文件、图表和实物。网真设备特点第一是技术含量很高，第二个是需要专门的房间，第三个是网速须达到标准。虽然投入比较大，但是它带来的效果是绝对震撼的。在大中华区，现在已经投入使用网真设备的有上海的外滩中心和香港的中环中心。”
冰岛火山事件 虚拟会议雪中送炭
在不久前的欧洲冰岛火山事件中，虚拟会议也证明了其在经济不确定或是突发事件中可以起到的巨大作用。张鹏介绍到，“在这一事件期间，仅英国关于视频会议的需求徒增230%。英国是受火山爆发影响比较严重的地区，根据其经济体系和地理情况，差旅需求是很大的，所以在英国的数据可能更能够反映出在这次事件中，虚拟会议的重要性。”