由于金融危机对世界经济造成的冲击，全球企业纷纷加大对差旅成本的控制，作为控制差旅和会议成本的一大利器，虚拟会议开始走进会议策划者的视野，并逐渐呈现愈演愈烈之势，成为会议市场的新浪潮。
什么是虚拟会议？
虚拟会议就是视频会议系统，又称会议电视系统，是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通，以实现会议目的的系统设备。视频会议的使用有点像电话，除了能看到与你通话的人并进行语言交流外，还能看到他们的表情和动作，使处于不同地方的人就像在同一房间内沟通。
虚拟会议渐成热点
鉴于源源不断的降低成本和最大化覆盖面及投资回报的压力，虚拟会议无疑是企业提高转化率的一条有效途径。不管是是用来替代或是补充实体会议，它都是一个较好的替代方案。其实早在经济危机爆发之前，已经有一些企业为降低成本和提高效率，开始寻求取代传统的会议方式的途径。虚拟会议以其功能多样化、互动性强且方便用户参与的特点就这样进入会议策划者视野。
根据全球知名咨询公司Gartner 公司的预测，美国企业将在2011 年消费16 亿美元的虚拟会议产品和服务，这一数字是2007 年的两倍多。分析师们认为，推动这种增长的是企业“减少差旅、提高效率、寻求更丰富的沟通和协作方式”的强烈需要。另外，根据国际著名的市场研究、出版和培训公司Frost & Sullivan 2009 年统一通讯用户行为的研究，被访的370 位首席信息官和 IT 经理中，35% 受访者对部署本地使用和托管型虚拟会议解决方案表现出了兴趣，这一切都表明，虚拟会议已渐成会议行业热点。
虚拟会议浪潮带来的会议管理变革
在享受虚拟会议所带来的便捷与效率的同时，如何在企业内部对虚拟会议进行管理，如何将虚拟会议管理与现有会议管理模式加以整合等问题，也成为了企业会议策划者们的新挑战。
管理模式的重新整合
2005 年，数字化、彩色、和文件解决方案的供应商施乐公司完成了对其“旅行与会议管理部门”与“虚拟会议管理部门”的合并，实现了虚拟会议管理方式的一次创新。“合并所产生的作用是巨大的，”施乐公司会议方案策划人Tracey Wilt 说，“不论会议需要以哪种模式进行——虚拟，现场，或者是两者结合——我们都能提出一系列的解决方案。”而这个团队的作用并非仅仅是策划和安排，他们还是会议的全程顾问。“我们有两个外包会议管理公司，作为团队的扩展，”Tracey Wilt 说，“通过与服务供应商以及会议用户的沟通，我们能够帮助他们对于会议的形式作出最佳选择。即使是现场会议，也可以与网络研讨相结合。运用虚拟技术，一个四天的现场会可以被缩短为两天。”
施乐公司的成功案例也在其他的企业上演。在四大国际会计师事务所之一普华永道，虚拟会议管理已经完全与原有的会议管理部门结合起来。最初，普华永道只有一个由高级会议管理人员领导的虚拟会议策划小组，独立于会议管理部门处理公司的所有虚拟会议。但随着虚拟会议需求的上升，这个贡献良多的小组被解散并与原会议管理部门进行了重组。
“毕竟，虚拟会议管理的重点在于更好的提供信息，”策划人Scholar 说，“虚拟会议的目的不是发展技术，而是运用技术来达到会议目标。从这一意义上讲，虚拟会议和现场会议是一体两面。策划者们针对现场会议而提出的所有创意都可以在虚拟环境下重新包装。而那些已经在传统会议模式中被定义了的流程，也同样可以用来管理虚拟会议。”
因此，当前企业会议策划者的目标，是要将虚拟会议管理与现有会议管理模式加以整合，制定具有战略性的会议管理方案。
虚拟会议管理部门的定位
根据Meeting Professionals International 在2008 年的报告，近半数的公司会议计划都确定了虚拟会议将会“更多或更频繁”地被使用。但尽管如此，仍有近一半的受访企业说他们对于虚拟会议的管理只负“极少或没有”责任。当Scholar 对自己的资深会议策划者进行调查时，也有近一半的受访者表示，虚拟会议应由IT 部门来负责。
“虚拟会议往往缺乏一个' 家'，”Scholar 说。“技术支持可以依靠IT 部门，但是建设一个良好的虚拟会议环境还应依靠会议管理部门。这就需要具有战略眼光的会议策划者在IT部门和会议管理部门的支持下，在企业内部为虚拟会议的管理寻找准确定位。”
事实上，许多网络会议的供应商也表示，会议策划者并非他们通常接触的对象。“通常我们接触的是产品的终端用户——主管经营和销售的人员。当然，也可能是IT 部门。”网络会议服务提供商iLinc 公司副总裁Mark Yeager 说。但Yeager 也认为，在未来的发展中，会议管理者将能够更好的介入并引导其公司对虚拟会议业务的采购和使用。因为“事实是，真正作出决定的还是那些使用虚拟会议产品并关心使用经验的人。即便一些情况下是IT 部门与服务供应商进行沟通，但最终还是会议服务的使用者来选择他们想要的服务。”
并非终结，而是扩展
尽管所有人都认可减少差旅、增加虚拟会议是商务会议的发展方向，但其实当前会议市场还存在着另一个不容忽视的趋势——在很多情况下，企业选择虚拟会议是将其视为现有会议模式的一部分，而非代替品。
将虚拟会议与现场会议相结合能够更好的实现两种会议模式的价值。比如，将一个现场会议的前期及后续工作转入虚拟会议模式中进行，或者将两种会议形式穿插进行。这样就兼顾了会议的社交功能和企业节约成本提高效率的需求。
普华永道的Terry Schmidt 认为，是否选择进行虚拟会议要考虑以下三个因素：会议内容，会议时间以及会议的互动形式与程度。“我们与客户沟通后确定他们的会议目标，”她指出。“如果我们认为虚拟会议是最优的选择，我们就会根据诸如会议内容，观众人数，主持人的位置以及预算等因素来选择进行何种型的虚拟会议。而在一些情况下，当单纯的虚拟会议或者现场会议都不能更好的实现会议目标时，我们也能够提供混合式会议服务，例如通过网络视频广播帮助那些收到邀请却不能按时参加现场会议的与会者。”虚拟会议并非旅行会议的终结，而是扩展。Tracey Wilt 说：“旅行会议将是永远的需求，但是我们的工作就是确保差旅费用与其他有效方案的适当平衡。”
如何完成一次富有成效的虚拟会议
1.尽快开始会议
花两分钟或更少的时间来介绍会议目的和主要内容，然后尽快将会议交给主持人。营造一种快节奏的感觉，让与会者迅速进入会议状态。
2.控制会议时间
虚拟会议的时长以60 到90 分钟为最佳。但如果需要更多的时间来完成会议目标，也可以考虑将会议分成若干阶段，在几天或几周内陆续进行。
3.会议开始前要充分研究与会者
了解与会者最关心的事项，以及希望在会议上了解的信息。然后调整会议内容和陈述的基调，以适应与会者的要求。
4.避免使用过于花哨的手段
只需要掌握好对会议最基本的控制：幻灯片放映，意见调查和信息发布。熟练的掌握了这些之后，再逐步引入更复杂的技术，比如视频音频播放、应用程序共享等。
5.检查与会者的设备
鼓励与会者在会议开始前完成设备检查。服务供应商会提供测试网页来检查与会者的计算机，以确保其具有参加会议的能力。
6.从简单的电话会议起步
为了缓解技术压力，可以将虚拟会议与常见的会议形式——比如电话会议——结合起来。可以利用电话进行音频传送，在不中断会议进程的前提下向与会者提供视听材料。
7.合理安排会议日程
制定一个令全体与会者满意的会议日程表。例如，对于国内的与会者来说，十一点是一个很好的时间。而当与会者中有外国人士时，也可以将会议定在较早的时间。
8.简明扼要的幻灯片
设计简洁、颜色统一的幻灯片在会议上的效果最好。尽量避免使用全屏图像，因为等待它们全部显示要花费很长的时间。幻灯片设计的最佳法则是：每张幻灯片只展示一个会议要点。
9.聘用专业的主持人
聘请专业的在线会议主持人，尤其是当一些重大事项要在会议中加以解决时。因为专业的主持人可以保持会议环节顺利进行，应对突发状况，可以大大提高会议的效率。
10.反复测试会议设备
当会议准备就绪时，应当反复测试网络、播放设备。如果条件允许，最好能提前一周与所有与会人员进行演练。
11.安排技术支援人员
任命具有虚拟会议经验的人员作为会议期间的技术支援。由专人负责解决技术问题可以让与会者专注于会议的内容。
12.使用双视窗
会议当天，设置两台电脑，一台负责显示演讲，另一台负责显示其他与会者。这样便于会议主持人观察与会者对于演讲的反应。
13.充分考虑会议的互动时间
制定会议计划时，应将与会者提问、投票等互动活动的时间包含在内，因为这些活动会大大增加会议的总时长。
14.合理安排问答时间
在计划中确定问答时间，可以选择穿插在会议进行中，也可以全部保留到会议最后。当然，还可以选择在会前或会中接受与会者的电子邮件提问，再选择合适的时间进行回答。
15.低调处理一般故障
无论会议是否在网络上进行，故障都有可能发生。在虚拟会议中，一些并不严重的故障往往只会被会议主持者们意识到。这种情况下主持人不必将故障通告全体与会者，应尝试自行解决，尽量避免会议中断。