专访西安杨森采购部高级采购专员沈禹含
西安杨森作为一家在华发展20 余年的合资企业，其采购部已经形成了一套成熟完善全面的差旅会奖采购制度，光2010 年的差旅会奖采购预算就高达一亿六千万元人民币，占了企业采购支出的不小部分。“今年预计还会在差旅会奖方面加5%-10% 的预算。”西安杨森采购部高级采购专员沈禹含介绍道，“成本控制是中外企业永恒关心的话题。而我们作为一家有着丰富MICE 采购经验的企业，始终坚信，只要存在着开支，就必定同时存在着节省开支的措施。”
成本控制的国际趋势：变人治为机治
在采访中，沈禹含表示，“成本控制这个企业永恒的话题，国际上正朝着变人治为机治的趋势演变，比如西安杨森就有一套自己开发的线上“差旅行为管理系统（Customer Behavior Monitor），通过这套系统，员工出行、返程，都能登录杨森内网，实现线上化的差旅行为申报。这套系统有效的加快了差旅申报的速度，大大便利了员工的出行，也使得企业管理层能更清晰的把控整个差旅的流程。如果出行员工有超过预算的差旅花费，就需向其上级进行详细的报告，说明具体花费情况及超预算原因。”
西安杨森成熟的成本控制措施
第一是西安杨森会将目的地分级，根据不同的级别制定相应费用。具体办法是，首先，将差旅目的地根据出差频率分为几个级别，并根据相应的城市级别制定差旅费用的上限。这些不同级别的城市，能使用的差旅费用自然也就有着差异。这样能够更科学，更人性化的进行差旅费用的控制与管理。制定了每个级别城市的差旅上限费用之后，采购部会在这个预算之内制定每个城市的优选酒店和航空公司，给出行员工以足够的选择余地，在保证其出行的舒适性和安全性的同时，也保证其花费都在预算之内。
第二是大多数有较大差旅和MICE 需求的企业采购部都会采取的一个措施——采取竞标的方式，选择供应商和PCO。PCO 要能够有实力垫付一定会奖差旅费用，才能使得企业的会奖筹办过程有一个充分的缓冲期，在大企业内部审批程序仍然较复杂的情况下，能够及时的进行会奖程序的推进而不致因为费用到位的迟滞而影响进度。
第三是，西安杨森在机票方面的成本控制措施。首先，西安杨森会通过与航空公司签订年度协议的方式拿到合理的折扣。这些年度协议，都有着不同的折扣标准，保证员工能拿到主要航线的最低票价。当员工有计划外的临时差旅需求时，能在第一时间拿到供应商的折扣机票而不再需要购买全价机票；另外，员工能以非常优惠的价格买到供应商的折扣全家机票，使得我们在会奖活动需要携带家属出行的情况下，也能拿到优惠的价格。最后是，与运通这类的较大商旅管理供应商达成协议，在预定了一定数量的机票后能够得到部分的返利给企业。
成功案例
2010 年底，西安杨森在西安举办了一场盛大的年会。全国28 个办事处共3600 名员工，都参加了这次的年会。在参与人数如此庞大的情况下，要做到既成功体面的召开年会，又能保证对于成本的控制，对采购部而言确实是一个非常大的挑战。在这样的情况下，采购部采取了这样的做法：将3600 人分成5 个小组（Business –Unit），然后由公司按照各个小组不同的日程表，统一帮几个小组订购机票。这样一来，就能拿到几家协议航空公司的团体票折扣，平均达到了5 折，光在机票一项上就节省了近一半的开支。其次，采购部搜集了大量当地酒店的信息，选出了适合举办活动的几家酒店，亲自与酒店洽谈团队入住事宜，这样一来，又节省了一大笔PCO的佣金费用。最后，就是选择出价最为合理的DMC 掌控活动现场，按人数付给DMC 服务费用。这次年会取得了很大的成功，不仅员工满意，也为西安杨森节约了几百万的费用。