会议成本控制第一步——节省交通开支
在金融危机的影响之下，企业开始更加重视会议成本的控制。而作为商旅会议成本的重要部分——交通开支，自然也备受关注。节省交通开支主要可以通过以下几点实现：
就近原则。随着油价升高，交通费用也在持续攀升，在这样的大环境下要将花费降到最低，应将重要的活动尽可能安排在离酒店较近的场地。如果酒店与会场距离在步行可达范围内，则可省下一笔交通费用。如果这样做的话，需要在会前准备材料上注明，以确保与会者清楚 这一点；
将传统的班车接待式服务，改为向与会者分发交通凭证，使其乘坐机场班车或者地铁和公交抵达会场；
在与选定的酒店或目的地协商时，要求其为VIP客人提供从机场到酒店的免费豪华轿车接送服务和提供给来宾的免费停车券；
某些国家地区的用车公司向客户提供当地演出、就餐、以及观光景点等优惠券；
可使用航空公司的贵宾休息室接待客户和团队，避开交通早晚高峰；
询问酒店是否提供免费的机场接送服务；
寻找赞助商以支付旅行团的交通费用。作为回报，可将其广告投放在交通行程表和团队乘坐的大巴上；
清楚所需大巴的数量，避免超量预订；
相比小型车辆，大巴作为团队交通工具更有效率也更节省成本；
在机场离市中心不太远的城市，很多酒店都提供免费巴士服务。
会议成本控制第二步——会议相关活动成本
会议场地是一场活动或者会议的基础硬件之一，一个与会议和活动匹配度高的场地，会为会议和活动本身增色不少：庄严、大气的会议场地会与大型活动相得益彰，温馨、高雅的场地对于小型交流会的氛围营造也大有裨益。但除了根据会议和活动的性质、来宾构成、会议规模等因素确定会议场地之外，还有一点也是至关重要的——会议场地本身以及配套活动的成本。市内会议可能会消耗大量预算，以下建议可以为会议策划者精打细算、节省成本。
关于娱乐
折扣券与免费券
通过当地CVB 为会议代表提供折扣券或景点门票。例如在克利夫兰，当地的CVB 就为04到05 年之间在市中心预定会议的团队提供摇滚名人堂和博物馆的免费入场券。
善用大学资源会议策划者可以联系大学的音乐系，雇佣学生或教师在酒会或大型活动上进行表演。
寻找本地的折扣
博物馆、艺术馆或者历史博物馆这样的非营利性组织，经常为团体提供优惠。在美国华盛顿，购物中心的博物馆对公众免费开放；像水族馆、天文馆、城市观光、体育赛事以及剧院这种娱乐场地也许会有优惠的活动。
让与会者自由活动
在热门的旅游目的地，与会者在会议之余不愁消遣。因此可以给与会者空出一两个晚上，让他们自由活动。
谁在城里
寻找将要在举办会议的城市里演出的演艺人士，如果时间不冲突就可以雇佣他们为宴会表演，并在旅行花费和住宿等方面节省成本。
直接寻找资源
通过当地的夜店、娱乐场所或CVB 预订宴会演艺人员，节省代理费用。同一场所寻找会议场地市中心的某些会议中心可能会包含多个会议场地。例如锡拉库扎的Oncenter Complex，就包含有会展中心、会议中心、剧院和舞台。因此，除了会议和展览空间，它也是当地交响乐、歌剧以及曲棍球队的场地，在此类场地预订会议的团队可以在娱乐或音乐会方面得到优惠。
关于餐饮
外出就餐
把就餐地点安排在酒店步行距离内的餐馆，不仅可以让与会者品尝当地风味，还可能比昂贵的酒店餐厅便宜许多。
Finger Food Cocktail Party
用Finger Food Cocktail Party（提供点心冷食的鸡尾酒会）代替自助餐。因为当食物通过盘子传递时，人们一般会少吃一点。
利用同时举办的活动
如果在同一时间同一地点有另一场活动正在举办，不妨去了解他们的菜单。当你要求厨师准备同一套菜单的饮食时，也许可以通过协商得到折扣。
共进午餐
午餐总是比晚餐便宜点，晚餐的花费有时达到午餐的两倍。会议组织者可以考虑只提供午餐，让与会者自理晚餐。
其它
寻找赞助商
在会议召开之前，寻找当地的企业或组织机构作为赞助商。
节约住房成本
与当地的CVB 协商。一些CVB 在住房服务方面会协助会议策划者。
避开旺季
避开旺季有利于寻找更好的酒店及会议场地。
集中采购
集中采购同一个连锁酒店或者同一处场地，更容易以业务量获得更好的价格。