1.依靠地方会议及旅游局。他们会提供很多免费的服务，比如照片、海报、宣传单、会议文件夹以及旅游信息等。
2.使用非常规的场地。尝试选择一些公共空间作为会址，比如艺术画廊、历史遗迹、大学的场地或电影院。
3.使用会议中心。当会议需要使用视听设备时，专业的会议中心是最好的选择，因为大多数会议中心都拥有全套的影音设备。
4.不要让会议服务的供应商认为他们是唯一的选择。这样才能保证他们始终给出合理的报价。
5.充分了解会议举办地的服务价格。提前收集价格信息，了解会议场地所能提供的最优惠价格。
6.在合同中确定一个弹性的撤销条款。这样一旦需要取消会议，则取消的越早，赔偿的越少。同时这也能为酒店留出更多的弥补损失的时间。
7.不要在合同中加入押金条款。如果必须要交付押金，则至少将押金存入有息账户。
8.如果会议需要使用影音设备，应要求酒店提供技术支持。
9.对房间的使用作保守估计
10.在合同中需要明确提出的请求，包括：机场接送、入住时间、结账时间、免费的咖啡和茶水、活动场地的设施安装和拆卸服务、免费早餐、免费本地通话、免费的活动筹备办公室、贵宾和活动组织方免费停车、与会者停车优惠、延长截止时间、食品安全担保、降低演讲厅费用、降低组织方员工休息室费用、截止日期后费用不变、为贵宾及组织方员工升级房间以及欢迎小礼品等。
11.在合同中加入以下条款——买家只在收到详细的财务报告后才支付合同尾款。
12.在对合同内容不是完全满意时不要贸然签约。删掉或修改不利条款后可先进行草签，并请供应商也对他们的承诺进行草签。
13.灵活安排会议时间。比如，将由周二到周四举行的会议改在周六至周一进行，可以免除与其他活动竞争空间的麻烦。
14.尝试将会议安排在淡季，或至少在一年中的非热门时间。
15.在合约中明确具体的日期和时间。例如“预定客房的截止时间为2009 年6月28 日下午5 时星期六”，而不是“预定的截止日期是会议前30 天”。
16.在预算中留出至少10% 的部分作为“应急经费”，以应对意料外的开支，例如房间设置变化、恶劣天气、工人加班、额外的运费和邮寄费等等。
17.在合同中添加“自保”条款。确保合同中的撤销条款是相互的，以预防酒店因重大整修、管理层变动或工会罢工等情况而导致会议无法进行。
18.将所有费用以清单形式列入合同中，并规定“不收取额外费用”。所谓额外的费用可能包括：小费和服务费、劳务费（包括最低时间和最低费用）、运进/ 运出费用及安装费、麦克风、电力和电话连接费、电缆和支架、桌椅沙发及日用品收费。
19.与酒店的商务中心进行协商，争取复印、传真以及秘书服务的折扣。
20.严格控制餐饮支出。
21.了解在同一酒店同时举行的活动。选择与他们相同的服务有可能大大降低会议成本。
22.若会议持续两天以上，则保持会议室设置不变。
23.减少分组讨论。这将能够节省影音设备使用及安装的费用。