针对如何减轻会议组织风险，会议安全专家们给出了如下建议：
1.研究与会者和演讲者。会议组织者需要了解与会者中是否有可能成为绑匪目标的贵宾或高层人士，以及是否有可能增加团队风险的特殊个人情况。了解这些能够帮助组织者更好的估计形式，并对潜在的风险做好准备。
2.要考虑到媒体的报道对突发事件影响的扩大效应。尤其是当事件具有高度争议性时，媒体风险也会大大增加。
3.预先制定保护公司财产的计划。确认会议上是否会公布或讨论一些涉及专利权或商业机密的材料——机密泄露可能会造成公司损失。
4.关注与会者的健康情况。提醒与会者及时将医疗背景、食物过敏情况及其他类似的情况报告给大会组织方。
5.咨询提供会议服务的部门、当地警察以及旅游局。了解还有哪些团队在同一地点举行会议，以及在会议期间该城市还有哪些重要活动正在进行。这些情况都可能影响安保工作和团队安全。
6.会议开始前要巡查会议场地。会见酒店安保主任或物业经理（如没有相关的人员，可以请酒店推荐一名专家），了解酒店的紧急疏散计划，工作人员是否受过心肺复苏术训练，以及近期的财产安全状况。
7.请教公司内部的安保部门。专业的安保人员所提供的信息能够帮助会议组织者更好的预防和减轻风险。事实上一些公司还会派出一个安保小组作为驻会代表与会议策划者共同进行巡查。
8.确定具体的到会时间以及会场封闭的时间。如果会议需要与会者现场报名，请事先确定其填报信息的内容。
9.事先与所有为会议提供服务的供应商（如运输供应商，保安人员，医务人员等）会面，以确保他们有足够的经验、训练和装备。
10.为与会者提供安保信息。需要提前告知与会者的信息包括：紧急联络电话号码，机场安保提示，当地风俗以及相关常识。
11.在员工中开展应急培训。确保员工对于每一个可能的突发状况都懂得如何处理，并清楚在情况发生时由谁来指挥。