怎样做一个完美的预算规划
怎样创建一个预算的规划和提纲，以下三点可以给你有效的建议。
首先，规划者应当了解会议的目标，确认目标是建立预算的基础。了解公司和其参与者，更有助于确立会议的项目和成本。其次，一旦建立好基本的认知，评估活动至关重要。例如需要多大的空间，需要怎样的内容与职能，以及会议的项目和流程。以上这些因素都会影响预算。第三，会议组织者需要熟悉与会者。如果与会者是高管人员，则预算成本稍高。饮食需求也会影响餐饮的成本。另外，与会者的旅游活动也会增加当地会议的成本。
除了以上这三点建议以外，预算的规划者可以制作一份“财政预算计划”草案，电子数据表可以让会议组织者规划出开支和收入。参照历届会议活动的信息，能够对相关项目的成本有一个大概的统计分析。
建议预算规划者可将费用划分为九个类别：住宿，交通，餐饮，会议视听设备，印刷材料，演讲等及杂项花费。在每一类费用中，应规划三项内容：一是项目预计成本，一是实际成本，另外还有两者的差异费用。这样，即使临时出现变更也不要紧，因为你明白自己的底线在哪里。依据资料你知道需要做哪些，怎样能够达到预计成本。在每项类别中找出与成本相关的费用，包括各种税额、费用、服务费、保险和临时杂项支出（如打高尔夫时需要租赁费用。）如果有来自赞助商提供的收益，也应当建立相应的收益数据表。不过显然，直到会议结束后才能知道准确数目。这里要提醒预算规划者，总会有一些意想不到的状况出现，最好有10% 的后备费用来应付意料之外的花费。
20种方法教您防止预算变动
▲限制授权签单者的数量
▲如果预计大量使用，租一台传真机/复印机
▲需要视频设备的会议分派到指定房间
▲可联系已参加当地活动的演讲者从而价低相应的差旅费用
▲带上自己的挂图和记号笔
▲提供欧式早餐服务
▲缩短接待时间
▲不要依据个人定制餐饮耗费
▲减少晚餐的菜色
▲提供沙拉之易于消化的午餐
▲适当时使用盒饭
▲减少员工和司仪的房间使用率
▲启用当地的司仪
▲循环使用标识/ 徽章
▲聘请学生
▲备有可选性餐种，出席者可自由付费购买
▲在淡季预订酒店
▲启用“管家式服务”，而不是自助餐桌饭菜
▲在商会举办地印刷资料，以减少运费成本
专家建议
制定一张列算全面的清单，预算清单是商会和项目的重要组成部分。它能够给你清晰的“待办事项”，应将所有策略和经济方面的因素考虑进去。
利润注册登记
▲全额付费全额登记
▲未付费登记
▲付费演讲者
▲付费嘉宾
▲会议领导者
▲展览/ 陈列品
▲付费参展人员
▲赞助
▲广告
▲补助/ 捐赠
餐饮花费
▲最低的保证金
▲现场收款人
▲小费/ 税金
▲特殊项目的额外附加费
▲餐桌摆设
▲印刷品资料（菜单，项目说明，特殊纪念品等）
演讲者/主持司仪/表演者
▲所包含的费用
▲旅行费用（机票，小费，保险，交通，住宿）
▲音像设备需求（彩排设备，休息场所）
▲讲义，印刷材料
设施设备
▲会议场地租赁
▲房间设置，劳力，分区，升降台
▲室内音像设备
▲信号/ 监视器/ 摄像头
▲电话/ 传真/ 电子通讯设备
▲印刷品/ 复本/ 复印机的租借
▲灯光/ 舞台/ 劳动（不要忘记排练）
▲安全
▲保洁
▲挂图，画架，黑板
▲电力，电工
▲免费空间供给备用设施（如，恶劣天气时预备空间设施）
▲工作人员酬金
▲特殊许可，费用
视听设备
▲整体会议设备
▲排练和准备室
▲喇叭
▲领导会议
登记信息
▲财政预算
▲程序项目说明
▲赞美词
▲注册套/ 组合
▲彩带
▲电脑设备租赁
▲入场券
▲注册人员
▲装饰品（亭间，标题，标志，照明，特殊装饰等）
▲服务/ 信息服务台
交通
▲海运/ 陆运费
▲机票（员工，演讲者，领导）
▲停车
▲机场穿梭大巴
▲礼车
▲外场活动交通
印刷/邮费
▲提前发放宣传品
▲登记材料
▲指示标识
▲邀请函
▲特别通告，新闻稿，新闻资料袋
▲信函确认与登记
▲表格及文件
▲活动评价表
▲会议及旅游局的材料
讲台/装饰
▲展示用的展品和灯柱，
▲升降舞台，
▲全会议的灯光/ 音响
▲展区平台和地毯租赁，
▲领奖台标识
▲音频混合器
▲特殊电子接线图
▲坐垫，铅笔，饮水站等其他会议室用品
费用
▲法律费用/ 合同评审
▲音乐许可费
▲工会费
▲垃圾清理费
▲特别活动保险
▲家具和设备租用费
▲社区税/ 费
明智缩减财政预算
既然预算十分有限，那需将成本控制在你的掌握，需要熟知以下几点把所有事项都写下来确保你所有的协议是以书面形式出。不要承诺任何口头协议，因为不具备价值和法律效应。
分离帐户
在酒店设立多个帐户种类，以便更容易细分帐单。
审查日常帐户
将查看帐户作为日常事项。既能及时发现错误又易做出临时调整。
检查所有的发票
核对发票的报价。要仔细核查住宿和餐饮的发票。
事后总结、巩固
在活动完成后，做总结报告。收集数据、票据等相关资料，可组建一个丰富的信息文档。
选择会议场址
▲把会议安排在淡季或低峰时段，既不会繁忙还能节省成本
▲货比三家，找到最优惠的方案，可致电商家为你保留。
▲斟酌场馆位置，特别是小型商务会议。
▲确认日期和事件等，忽视一个小细节可能会令你的荷包大出血。
▲多方查询网络资料。
▲对即使付费帐单申请折扣。
▲预订相同的连锁饭店。并让其看重你的价值和业务。
后期工作
①首选与之经常合作的影像供应商
②创建可供套用的影像资料模板，以便下次使用时只需稍加修改
③与其购买不如借用酒店标识牌
④用自己的布局和设计软件
⑤互惠互损，如为参展提供多余展位以获得免费运货
司仪选择
聘请可以胜任多职的司仪，预约专业人士会帮助你节省开支。
分享预订
结识和你在同一家酒店举办会议的组织者，可以减少不少差旅费用。
出售演讲者的产品
出售演讲者的书籍、培训教材、光盘或磁带。 这是双赢举措，因为与会者往往愿意购买那些刚刚启发、激励他们的书籍和录音。
用今天的价格来预约演讲者
演讲者通常每年提高一次收费。许多加费都在每年1 月1 日。