第一辑 今天你商旅管理了吗？
借用“今天你yahoo了吗？”作为文章题目，实在有些老土，可是作为半个互联网从业人员，这句广告语曾经带来的那种日新月异的变化感，曾经带给我们的震撼印象，实在是难以磨灭。加上我从事的商旅管理（差旅管理）行业，确实面临着类似于当时互联网爆发前夜的氛围，所以还是勇敢地选用了这个有点俗气的标题。
从事某种新兴业务的人员，经常面对的情形之一是，在和某人交换名片之后，不得不马上解释一下自己到底是干什么的。前些年，我常常需要在递过名片的第一时间就跟上一句：就是帮助企业客户进行差旅费用的管理与控制的。大部分人往往听不懂，于是我就继续：就是帮助类似你们企业员工出差机票、酒店预订的实施与监控，帮助你们省钱的。于是，大部分人明白了，不就是订机票订酒店的嘛，至于搞这么高深吗？于是相对而笑，相谈甚欢，我心里则开始暗暗妒忌隔壁营销副总裁的Title咋就那么通俗易懂呢。
好在这段时间以来，商旅管理的概念开始时髦起来，我要做的解释也越来越少，时不时还能碰到几个采购或财务部门负责人主动提出，什么时候给我们企业做个方案看看。这时难免会有点窃喜。
的确，在“差旅支出是企业第二大可控费用支出”之类的口号煽动下，越来越多CEO、CFO或者“CXO”们纷纷意识到，自己公司每年花在商旅支出上可是一大笔钱！这笔钱能省个20%的话，明年的预算实在可以轻松愉快得多。于是，如今提到差旅支出是需要管理的，反方代表是越来越少了，无论是500强跨国企业，还是我们国资委直属的“中字头单位”，甚至一些规模不大，但意识相当超前的民企，无不积极响应。大家唯一的分歧不在于“差旅是否需要管理”，而是什么叫“有管理的商旅”。
某著名企业采购总监跟我交流经验：由于行业景气度问题，公司管理层尤其关注费用支出，差旅费用控制是以预算形式进行的，老板年初一批示，要求每年差旅支出下降15%，怎么做到不管，年底拿数据来说话。我一听来兴趣了，说你们怎么办到的？对方得意了，他说我们研究之后发现，机票酒店都有淡旺季之分，于是要求员工旺季别出差、少出差，淡季呢可以多出去跑跑了。天才啊！我那个佩服啊，搞个商旅管理都把人逼成这样子了，我心想，其实还有更简单的招，每个人出差费用每年减15%，超额部分自理不就立马完成指标了嘛。
如果为省钱不批准出差，那不如直接消减业务规模、裁掉销售人员。企业真走到这一步，别考虑管理了，先考虑生存吧。在此之前，有那么多简单的方法为什么不用呢？要求差旅支出下降15%，凭什么？老板了解公司的商旅预订、支出、控制的现状吗？通过建立合理的差旅政策，寻找优秀诚信的服务商，严格监督员工的预订行为，整合资源寻找更好的报价等方法能够降低多少费用，你清楚吗？再说省钱的标准只能针对花的是否合理，而不是简单的数字对比，最简单的例子，某公司找唐骏要花10亿人民币，找我可能1000万还有多，为什么他们就喜欢多花钱还觉得合算呢？
做了这么多年的商旅管理供应商，我一向认为，这其实不是一个特别复杂高深的业务，但确实是个科学严谨的东西，想做好，还真得诚实地面对事实，所有的期望都得建立在事实依据上面，至于如何操作，以后有机会的时候再拿出来一样样聊。但是最重要的一点，千万不要想当然。
第二辑 一切从“数目字”开始
“数目字”的说法来源于《万历十五年》。黄仁宇，这个身在美国的前国民党高级军官，用他“大历史观”和“中国古代没有产生市场经济是因为我们不能从数目字上进行管理”的理论，着实狠狠冲击了一把十多年前的大陆文史哲毕业生。
不论是出于对传统历史理论面对挑战的幸灾乐祸，还是真的被人指引着从另外一个角度观察那些我们习惯了几十年的问题，黄仁宇对那一代人的影响都是深远的。时至今日，我仍然固执地认为：“数目字”是解决很多问题的最好方法，同样，中国企业之所以在管理上存在各种问题，可能也与我们没有从数字化上着手有关。
通俗地讲，“数目字”就是用数字化的方法来分析问题、解决问题。在向我的客户阐述我们商旅管理的理论和价值的时候，我往往会提出我对于管理的朴素理解：管理就是改变，把不好的变得好起来，把好的变得更好；商旅管理的目的就是对公司商旅政策、商旅支出进行控制，在科学的规范下进行改变；有改变就需要比较，要比较，那就需要数字化，所以商旅管理的第一步需要从“数目字”开始。
任何理论都不如数字的比较更简洁直观、更直击事物的本质。当当网上有64821种关于管理的图书或者声像产品供你选择，同期卓越网上的数字是64647，看来这两个网站一时半会是分不出输赢了。这就是数字的力量所在。
曾经和一家全球五百强公司的采购负责人探讨我们商旅管理公司能够为客户公司做的各种贡献。我说，可能我们能够做的最有价值的东西，是提供了一种完全不同的管理可能性，一种让我们的客户能够了解所有商旅支出明细的可能性。
一个几十人、上百人的企业，管理者可以凭借个人过人的头脑和精力，记住所有人和事，关注所有收入、成本包括员工的商旅支出。可是对于一个有着几千甚至几万个员工的特大型公司，分公司遍布全国，各级部门错综复杂，管理者对企业的掌控就困难得多了。在我接触过的这么多家公司里面，在引入专业的商旅管理公司之前，企业管理者对自己公司在商旅支出上的了解，大部分只限于一个总的支出金额，要求到各部门的支出明细，可能就要财务部门专门加上两天班才能搞出来，具体到每个员工的支出明细的话，财务部门基本会直接拒绝这种“不合理”的要求，如果说要了解每个员工每一次购买行为的合规性、合理性的话，你是准备让所有的相关人员都抓狂？
当然商旅支出虽然位列企业第二大可控费用，可是平时受到的重视，和产品成本、人力成本之类完全不能相提并论，甚少有企业管理者对此抱有太多的关注。但是如果准备有所改变，需要做出决策的话，一份翔实可靠的报告无疑是最好的决策基础。了解你们自己，了解每一笔钱花到哪里去了，了解每一笔钱花得是否值得，了解每一笔钱能有多少的节省空间。所有的都了解了，剩下的问题就简单了，无非就是决定改进的目标和如何改进，也就是要节省5%还是35%的问题。
好了，做好准备了吗？真的想开始进行商旅管理了？
第三辑 如何补上缺失的那一环----重要的是执行
“ A:： 你上次去参加的创新研讨会谈了些什么？
B： 创新研讨会当然谈的是创新。
A： 谈到如何执行了吗？
B： 没有，什么都没有。
A： 太糟糕了！ ”
针对企业发展面临的问题与挑战，IBM做了很多广告，其中我个人最喜欢的是这个“执行篇”。
很多企业在发展到一定程度，都或多或少会面临执行乏力的困境，大量问题被讨论，大量决策被做出，最后却只有极少数决策被跟进，能够落到实处的更是少之又少。企业越大，人员越多，这一挑战越突出，我们不是IBM，不能提供四海一家的解决之道，但对于商旅管理，我们希望我们提供的，不是只能在口头上探讨优化方案，而是实实在在可以看到成效的改进结果。
作为专业商旅管理服务供应商，我们说过，商旅管理第一步是要用数字化来了解企业面临的现状，在了解企业在商旅支出上的明细与节省的可能性之后，我们的企业领导基本就可以做出一个比较科学的决策：那就是最终目标是什么或者说我们想得到什么样的改进效果。一个科学的决策为我们指明了奋斗的方向，但是从现状到目标之间，光靠决策是远远不够的，我们需要补上中间缺失的那一环，重要的是执行！
商旅管理执行的第一步：做好拥抱变化的准备了吗？
管理意味着改变，要得到节省成效，挤出那些以往忽略掉的水分，必须让所有的参与者做好拥抱变化的准备。今后不再能够随意购买原价机票，不再能够超标入住酒店，不再能够在买票时稍带着照顾一下小学同学开的那家旅行社的生意，不再能够……想想这一切，你就知道会面临多大的阻力。真正希望看到最终成效的决策者们，需要清晰地告诉员工：为了企业的利益，会有变化了，所有人必须接受这些，拥抱变化是不能讨价还价的。
商旅管理执行的第二步：制定合理的差旅政策。
何谓合理的差旅政策，就是适合企业实际需求的差旅政策。差旅政策是规范员工出差行为的准则，无非是在两个极点之间摆动，即关注员工感受和关注企业成本。不同的企业有不同的现状，因此对于差旅政策的规范，松紧不一。根据我的经验，咨询类的企业，因为员工是企业最大的财富，所以往往更为关注员工的感受，以方便舒适为主；行业景气度不高的企业，往往需要面对消减成本的压力，更关注于企业成本的控制，会要求员工寻求最合理的价格。
不过总的来说，我们的企业一般还是能够找到一个很好的平衡点的，值得高兴的是，我们从来没有遇上一味压榨员工的客户，至少我没有听说，因为价格因素强制要求员工选择浦东机场七点出发的航班的公司。
商旅管理执行的第三步：找到合适的落实者。简单的说，就是找谁来做的问题。同样，不同的企业有不同的选择，小公司往往是几个能干的行政秘书就解决问题，特大型的企业会有企业办社会的冲动，一不小心就自己开个商旅管理公司玩玩。对于我们大中型企业来说，我们的建议当然是，也只可能是，找一家专业的商旅管理公司吧。
外包服务如此发达的今天，不把有限的精力集中于开拓主业上、将繁琐且专业性甚强的内部事务扔给我们消化，简直有些说不过去。外包永远比自己找人做省心，大部分情况下能否找到一批执行力很强的员工是要靠运气的，但是找到一家执行力很强的商旅服务公司只要你开个小会，做一个简单评估而已。更重要的是，找专业的人做专业的事，付出的成本不一定高，得到的效果肯定更好。
如果你们决定找专业的商旅管理公司来解决你们面临的问题，那么关于如何执行的讨论基本可以告一段落了，下次我们要谈的是如何评估一家好的商旅管理公司。