参照商务差旅管理的最佳实践，寻求长期成本控制
第二届商务差旅管理论坛于11月在上海举行，万事达卡（MasterCard）是本次论坛的赞助商。《商旅专家》杂志作为支持媒体参加了论坛会议及讨论。本次论坛的参与者主要是商务差旅管理服务的供应商和几十家大型外资、合资及国内大型企业的差旅管理经理和差旅服务采购层。
“成功的经营战略是着力于提高专业工作技能，降低运营成本的同时保证必须的商业资源，从而在当前激烈的市场环境中获胜。（Rod Blagojevich）”商务差旅是企业开发客户、拓展商业资源的必要行为，而差旅费用在公司整体财务支出中往往占据庞大份额。如何在保证商务差旅成效的同时节省成本，为企业减轻财务负担，是本次论坛深入探讨的话题。
面对全球动荡的经济局势，此次论坛的主题高度迎合企业商旅采购部门的需求，即如何在资金紧张的情况下科学削减差旅成本，保证降低经济成本与公司正常业务运行不相冲突。专业商旅管理公司的建议与大型跨国公司对差旅项目实践经验的分享是为期两天的论坛中的精华。
问题与经验
问题：
乔治费歇尔中国区总部 集团人力资源经理 邓慧莹
Q：目前，中国的差旅产品市场价格并不透明，包括酒店和机票。市场上有许多旅行服务机构都声称自己的价格更有优势，我们如何判断一家供应商为公司提供的价格是否是最优惠的？
A: 公司在采购差旅产品时，很难说每一项产品都能拿到市场最低的价格。但是，通过对供应商的详细考察和认真判断，整体上应该获得一个市场上合理的最低价格。首先要公司要判断一家供应商在市场上是否占有优势的地位和庞大的资源，一般规模越大的供应商越有价格优势。另外，要看这家旅行服务公司是否提供透明的报价体系。要求供应商提供在线预订系统，并且要求该系统具有实时报价和预定功能，这样就能实现价格透明，公司只需要向供应商支付代理费或服务费，从而不必供应商是否在产品价格上有所欺瞒。
泰科电子事业群国际采购处 中国区经理 庄大庆
Q: 对于主要业务在中国的大型跨国企业，应该选择全球布点、服务全球客户的国际商旅管理公司，还是选择在仅在中国本土资源丰富，经验成熟的商旅管理公司？
A: 不同的公司在制定差旅政策时，会有不同的权重，对商旅管理公司的要求也各有不同。比如说，一家业务分布在全球的大型跨国公司，适宜选择国际性差旅管理公司合作；而主要业务在中国国内的公司，与中国本土的差旅管理公司合作更有成本优势。 最重要的是，要根据公司的整体战略和实际情况指定差旅政策，而不能简单地判断。中国本土成长起来的商旅管理公司，暂时还没有到国外布点的能力，在全球布局上有弱点，这是个问题。但是随着它们的发展壮大，逐渐会为主要业务在中国的国际公司客户提供更全面的跨国差旅服务。
经验
Invensys 全球业务支持-国际差旅部 亚太地区总负责人 梅静
“员工满意度是制定差旅政策的平衡点”
差旅政策的制定和事实不是一件容易的事。如果采购到了最低价位的机票，员工却可能会拒绝廉价的航班。即使规定员工到公司协议的酒店住宿，员工也可能会因交通条件等因素拒绝入住。所以，差旅政策需要从很多方面做到平衡，尤其是当管理者希望最大程度地节省差旅成本时。企业在指定差旅政策时，要在员工满意度和成本节省之间寻找一个平衡点。员工的满意度对差旅和工作效率有很大影响，不能为了控制成本而忽视员工的感受。另外，在执行新的差旅政策时，要加强与员工的沟通，增强员工对公司差旅制度的认知和理解。这样制定出来的差旅政策才是高度人性化的，也是最有效的。
Autodesk亚太区差旅经理Wayne Koh
“如果把这些节省方案纳入公司的差旅制度当中，将为公司带来巨大的成本效益。”
在公司差旅管理的过程中，有许多容易被忽视的节省机会。如果把这些节省方案纳入公司的差旅制度当中，将为公司带来巨大的成本效益。例如提前七天定机票平均可以节省28%的费用，如果公司一年的机票费用是几千万的话，那么，一年下来可以为公司节省下来的开支就相当可观。另外，公司有一部分的差旅行程是可以提前计划的，如果提前一个月能够为这部分行程预定酒店及机票，那么节省的程度就更大。在酒店方面，公司应该分析出主要的几个差旅目的地城市，与这些城市的常住酒店签订协议，从而降低成本。